|
SOSYAL
ARAŞTIRMALAR VAKFI
ÇALIŞMA
GRUBU KURULUŞ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
01. AMAÇ
Bu yönetmelik, SAV’ın
amaçları doğrultusunda, Yönetim Kurulu’nun faaliyetlerinin yanısıra
ya da Yönetim Kurulu faaliyetlerine yardımcı olmak üzere yürütülecek
çalışmalar için oluşturulacak Çalışma Gruplarının nasıl
kurulacağını, bu grupların çalışmalarını nasıl yürüteceğini,
sonuçlarını nasıl ortaya koyacağını ve çalışmalarını nasıl
sonlandıracağını belirler ve sorumlulukları tanımlar.
02. TANIMLAR
Çalışma Grubu: Vakfın
amaçlarını gerçekleştirmeye yönelik süreçlerden herhangi
birinin yürütülmesinin sorumluluğunu alan alt örgütlenmedir.
Süreç: Bir takım girdileri çıktılara dönüştüren işlemler
dizisidir. Süreç girdilere değer katar. Çıktı bir etkinlik,
bir rapor, bir yayın, bir ürün gibi somut bir şey olabileceği
gibi, ihtiyacı karşılamaya yönelik herhangi bir şey de
olabilir. Her Çalışma Grubu’nun zorunlu çıktısı ‘Çalışma
Grubu Sonuç Raporu’dur. Tüm süreçlerin başı ve sonu
belirlidir. Bazı süreçler daha üst süreçler için birer işlem
olarak görülebileceği gibi, bazı süreçler de başka alt süreçlerden
oluşur.
03. ÇALIŞMA GRUPLARININ
KURULMASI
Vakıf üyesi olsun olmasın
herkes EK 1’deki başlıkları içeren bir Öneri Raporunu hazırlayarak
Çalışma Grubu kurmak üzereYönetim Kurulu’na başvurabilir. Çalışma
Grubu bu Öneri Raporu’nun Yönetim Kurulunca incelenmesi ve kararı
sonrası kurulur.
Yönetim Kurulu, Çalışma Grubu kurulması için başvuruları, başvuru
tarihinden itibaren en geç 1 (bir) ay içinde karara bağlar.
Yönetim Kurulu, karar vermeden önce Çalışma Grubu önerisini,
kendi çalışma programı, sağlayabileceği kaynaklar ve diğer
girdiler açısından değerlendirerek, başvuru sahibinden ek bilgi
isteyebilir; önerilerde bulunabilir ve Öneri Raporunu ayrıntılandırmasını
talep edebilir.
Yönetim Kurulu kararla birlikte, varsa öneri ve katkılarını başvuru
sahibine yazılı olarak bildirir.
Yönetim Kurulu, Çalışma Grubu kurulması önerisini red etmeyi
karara bağlarsa, red gerekçesini karar tarihinden sonraki 15 (onbeş)
gün içinde başvuran kişiye yazılı olarak bildirir.
Yönetim Kurulu, kurulacak, kurulmakta olan ya da kurulmuş Çalışma
Gruplarını Vakıf Bülteninde duyurur ve bu duyuru üzerine görev
almak için başvuran üyeleri Çalışma Grubu’na katabilir. Acil
durumlarda Yönetim Kurulu tarafından duyuru yapılmaksızın da Çalışma
Grubu kurulabilir ve var olan gruplara üye atanabilir.
04. ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİNİN
BELİRLENMESİ
Çalışma Grubu’nda
yer alacak grup üyeleri, Çalışma Grubu’nun kendisi tarafından
belirlenir. Çalışma Grubu üyelerinin Vakıf üyesi olması
zorunlu değildir. Vakıf üyesi olmayan Çalışma Grubu üyeleri,
çalışma gruplarının çalışmalarında diğer üyelerle eşit
haklara sahiptir.
Vakıfta çalışan görevli personel Yönetim Kurulu’nun kararı
ile Çalışma Gruplarında görevlendirilebilir.
Yönetim Kurulu, Yönetim Kurulu kararı ile Grup üyelerini görevden
alabilir ve yerlerine yenilerini atayabilir.
Yönetim Kurulu üyeleri dilediklerinde Çalışma Grubu toplantılarına
katılırlar. Ancak çalışma Grubu’nun kendi oylamasına katılamazlar.
05. ÇALIŞMA GRUPLARININ
ÇALIŞMA İLKE VE YÖNTEMLERI
Grupların çalışma
ilke ve yöntemleri grup üyelerince belirlenir ve işbölümleri
kendi üyelerince yapılır.
Çalışma Grubunun kurulması kararı sonrası Grup üyeleri Yönetim
Kurulu Sekreteri tarafından toplantıya çağırılır.
Çalışma Grubu ilk toplantısında kendi içinde işbölümü
yapar ve Öneri Raporunu, varsa Yönetim Kurulu’nun önerileri ile
birlikte gözden geçirir ve Çalışma Programını ve gerekiyorsa
Tahmini Bütçesini oluşturur.
En az üç üyeden oluşan Çalışma Grupları, kendi üyeleri arasından
1 (bir) Başkan ve 1 (Bir) Yazman seçerler. Daha fazla üyeden oluşan
Çalışma Grupları’nda ise 1 (bir) Başkan, 1 (bir) Başkan Yardımcısı
ve 1 (Bir) Yazman seçilir.
Başkan Çalışma Grubu’nu temsil eder ve Grup çalışmalarını
yönetir. Başkan Vekili Başkanın bulunmadığı zamanlarda başkanın
yetkilerini üstlenir ve başkanın görevini yapar. Yazmanın katılmadığı
toplantılarda yazmanlık görevi Grup üyelerinin herhangi biri
tarafından yerine getirilir.
Çalışma Grupları üyelerinin salt çoğunluğu ile toplanırlar.
Başkan, Başkan Vekili ya da Yazman’dan en az birinin katılımı
olmaksızın toplantı yapılamaz. Tüm kararlar çoğunlukla
verilir.
Özürsüz olarak üst üste 3 (üç) toplantıya veya 3 (üç) aylık
dönemde toplantıların en az yarısına katılmayan üyelerin
gruplardaki görevleri kendiliğinden sona erer. Çalışma Grubu
toplantısı katılım çizelgesi, Grup Yazmanı tarafından tutulur
ve sonuçları Yönetim Kurulu Sekreterine duyurulur.
Çalışma Grubu toplantı periyodu, çalışma grubu tarafından
saptanır ve Toplantı takvimi Yönetim Kurulu Sekreterine Grup
Yazmanı tarafından duyurulur. Grup toplantıları Grup kendi çıktılarını
üretene kadar devam eder. Yönetim Kurulu Sekreteri, zorunlu
durumlarda toplantı sayısını arttırabilir ve tarihlerini değiştirebilir.
Toplantılarda, öncelikle Grup üyelerinin hazırlık çalışmalarının
koordinasyonu sağlanır ve olağan işlemler karara bağlanır.
Toplantı tutanaklarında aşağıdaki bilgilerin bulunması
zorunludur.
Çalışma Grubunun Adı:
Toplantı Sıra Numarası:
Toplantı Tarihi (Gün, Saat):
Toplantı Kararları:
Toplantıya Katılanlar (Ad Soyad, Imza)
Bir Sonraki Toplantının Tarihi ve Gündemi:
Çalışma Grubu, çalışmalarının programlandığı süre içerisinde
tamamlanamayacağını tesbit ettiğinde Çalışma Programın
revize edebilir ve ek süre isteğinde bulunabilir.
06. ÇALIŞMA GRUBUNUN
FAALIYETİNİN SONA ERMESİ
Öneri Raporunda ve Çalışma
Programında belirtilen amaçlarını gerçekleştirmiş, çıktılarını
üretmiş olan Çalışma Grubu’nun faaliyeti Çalışma Grubu
Sonuç Raporu’nun Yönetim Kurulu Sekreterine teslim edilmesi ile
sona erer.
Çalışma Grubu amaçlarını gerçekleştirmeden ve çıktılarını
üretmeden çalışmalarına son verdiğini karar altına alabilir.
Yönetim Kurulu bu kararın gözden geçirilmesini isteyebilir ya da
Çalışma Grubuna yeni grup üyeleri atayarak çalışmaları sürdürme
kararı alabilir.
Çalışmalarına son verdiğini açıklamayan, ek süre istediğini
bildirmeyen grup, raporunu, kurulma kararını izleyen ilk altı ay
içerisinde Yönetim Kurulu’na sunmazsa kapatılmış sayılır.
07. DIĞER HÜKÜMLER
Çalışma Grubu’nun önerisi
ve Yönetim Kurulu kararı ile Grup üyelerine Vakıf Bütçesinden,
araştırma, toplantı oturum ya da ulaşım, konaklama vb. bedeli
ödenebilir.
Çalışma Gruplarının toplantı yerleri esas olarak Vakıf
binalarıdır. Zorunlu durumlarda Yönetim Kurulu Sekreterinin
bilgisi dahilinde başka yerlerde de toplantı yapılabilir.
Çalışma Grupları Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
Çalışma Gruplarının tüm çıktılarını kullanma hakkı Vakfa
aittir. Bu çıktıların kullanılıp kullanılmayacağına karar
verme yetkisi Yönetim Kuruluna aittir.
Çalışma Grubu’nun neden olduğu tüm gelir ve giderler Vakıf bütçesine
aktarılır ve Vakıf bütçesinden karşılanır.
Çalışma Grupları ve üyeleri, Yönetim Kurulu tarafından yetki
verilmedikçe SAV’ı temsil edemezler.
Bu yönetmelik 27.05.2000 tarihinde Genel Kurul tarafından
kabul edilmiş ve yürürlüğe girmiştir.
Bu Yönetmelik Vakıf Yönetim Kurulu tarafından uygulanır.
EK 1. ÇALIŞMA GRUBU KURULMASI IÇIN HAZIRLANACAK ÖNERI
RAPORUNDA BULUNMASI ZORUNLU OLAN BAŞLIKLAR:
Tarih
Çalışma Grubu’na Önerilen Ad
Çalışma Grubu’nun Kuruluş Gerekçesi ve Amacı, (Bu Amacın
SAV’ın Amaçlarıyla Ilişkisi)
Grubun Çıktıları, Çıktıların Yararları ve Bu Yararların
SAV’ın Amaçlarıyla Ilişkisi
Çalışmaları Üstlenecek Kişi ya da Kişiler
Çalışmalara Katılabilecek Kişiler
Danışma Kurulu vb. Yardımcı Kuruluşlar ya da Alt Çalışma
Grupları Oluşturulup Oluşturulmayacağı, Oluşturulacaksa Önerilen
Kişilerin ve Çalışma Gruplarının Adları,
Çalışmaların Başlayacağı Işlem ve Zaman
Çalışmaların Biteceği Işlem ve Zaman
Çalışmaların Ana Aşamaları ve Tahmini Zamanlamaları
Gerekli Girdi ve Kaynaklar
Girdi ve Kaynakların Elde Edilme Yöntemleri
SAV’dan Beklenen Destek ve Katkılar
Çalışma Grubu Sonuç Raporu’nu Hazırlayacak Kişi
|
